SIB e-SIS accompagne le CH de Tourcoing dans sa numérisation
En 2015, le Centre hospitalier de Tourcoing décide de dématérialiser les dossiers des agents avec pour objectif premier de supprimer les originaux au format papier. Début 2018, les Archives départementales du Nord, associées tout au long du projet, ont donné l’accord au Centre hospitalier de Tourcoing pour détruire avec anticipation les originaux papier après numérisation dans le système d’archivage électronique. Pour mener à bien ce projet très structurant pour la DRH, le Centre hospitalier s’est fait accompagner par le GIP SIB e-SiS, agréé Tiers archiveur.
Retour sur la genèse du projet
Dans le cadre de la numérisation, le Centre hospitalier de Tourcoing souhaitait la reprise numérique des dossiers au format papier des 2 000 agents actifs. « La première raison de la mise en place de l’archivage en DRH a été de vouloir gagner de la place dans le service, mais aussi de centraliser le dossier agent » appuie Jean-Marc ESCANDE, DRH du CH de Tourcoing. L’objectif étant de centraliser et de gérer un seul et unique dossier au format électronique.
L’implication des équipes RH en collaboration avec les équipes informatiques et le soutien de la direction ont été primordiales dans la réussite du projet.
Sécuriser la numérisation de près de 2000 dossiers agents
Pour garantir cette intégrité et la pérennité des documents au format numérique (natifs ou numérisés), la Direction des Ressources Humaines et la Direction du Systèmes d’Information et de l’organisation ont souhaité mettre en place un Système d’Archivage Electronique (SAE). Le SAE devait gérer les archives courantes (quand l’agent est actif dans l’établissement) et les archives intermédiaires (du départ de l’agent jusqu’à ses 80 ans, durée de conservation réglementaire).
Pour permettre la destruction de ces documents, le GIP SIB e-SiS a accompagné l’établissement de santé dans l’élaboration des politiques et des procédures et la mise en place de l’organisation. Outre les critères techniques, la fiabilité de la numérisation se base essentiellement sur la mise en œuvre d’une chaîne où toutes les actions humaines et informatiques sont contrôlées et tracées.
Le Centre hospitalier de Tourcoing a également fait le choix d’externaliser l’hébergement des dossiers numériques au GIP SIB e-SiS.
L’accord de destruction anticipé par les archives départementales du Nord
Les Archives départementales du Nord ont été associées tout au long du projet afin de garantir le respect de la réglementation et la mise en application des normes (NF Z 42-026 et NF Z 42-013).
En 2016, ils ont donné un premier accord en validant les livrables archivistiques (politique d’archivage, procédures, plan de classement,…) et autorisant la mise en production de la dématérialisation des dossiers agents dans le système d’archivage électronique.
Début 2018, ils ont donné l’accord au Centre hospitalier de Tourcoing pour détruire avec anticipation les originaux papier après numérisation dans le système d’archivage électronique. « A ce jour, le dossier papier des titulaires (environ 1800 agents), est numérisé. Il reste encore des dossiers contractuels à numériser » ajoute Jean-Marc ESCANDE. Les dossiers agents numérisés dans le SAE feront prochainement l’objet d’une destruction anticipée.
Le service Dématique du GIP SIB e-SIS en pleine expansion
Le Centre hospitalier de Tourcoing continue de travailler avec le GIP SIB e-SIS en lui confiant la dématérialisation des dossiers d’admissions en EHPAD et l’archivage des flux PES V2. Un établissement de santé voisin, le centre hospitalier de Roubaix a quant à lui, démarré un projet de dématérialisation et d’archivage électronique des dossiers patients avec le GIP SIB e-SiS.